6 redenen voor het mkb om ICT uit te besteden

1. Interne resources

Het wordt vaak onderschat en heeft grote invloed op de verborgen ICT-kosten; de inzet van eigen werknemers om interne ICT-problemen op te lossen. Binnen mkb-bedrijven is vaak iemand aangewezen die ICT onder zijn of haar beheer heeft. Soms is daar wel een partij die support geeft, maar in de praktijk blijkt dat zo’n partij vaak niet voldoende kennis in huis heeft om jouw branchespecifieke vraagstukken op te lossen.

Het inrichten van een werkplek voor nieuwe werknemers, problemen met licenties, het uitrollen van updates, er gaat meer tijd in zitten dan gedacht wordt. Tijd die niet ingezet wordt in de kernactiviteit van het bedrijf. Dit leidt vaak niet alleen tot stress en frustratie, maar onder aan de streep kost het ook meer geld dan men denkt.

2. (Verborgen) kosten

Niet alleen de productiviteit is een verborgen kostenpost, ICT in eigen beheer en een eigen server brengen nog meer kosten mee die niet direct zichtbaar zijn. Zoals de inrichting van de serverruimte, en bijbehorende energiekosten. Wist je dat het duurzamer is om in de cloud te werken? We schreven er een blog over: Hoe duurzaam is een datacenter?

De ervaring is dat een server altijd te groot wordt ingekocht en uiteindelijk na een aantal jaren te klein blijkt te zijn. Werk je met zware, grafische applicaties dan investeer je in kostbare werkstations die te snel alweer verouderd zijn. Op- en afschalen is niet mogelijk. Ongebruikte toetsenborden, laptops in een kast wachtend op een nieuwe gebruiker in de hoop dat deze nog voldoet aan de eisen. Een ander voordeel van in de cloud werken, je kunt maandelijks op- en afschalen. Omdat je werkt met zogenaamde thin clients (een eenvoudig werkstation), is veroudering van je werkstation geen issue meer.

3. Transparantie

Hoe transparant is je huidige IT-beleid? Onderzoek volgens bron: www.managementkennisbank.nl geeft aan dat directie vaak geen zicht heeft in haar eigen ICT-beleid en dat terwijl IT-kosten tot wel 20% van het ondernemersbudget kunnen uitmaken.

In lijn met de verborgen kosten die interne ICT met zich meebrengt, is het uitbesteden bij derden juist transparant. Werkt men volledig in de cloud, dan weet je exact welke kosten per werknemer maandelijks berekend worden. Bij een goede ICT-leverancier zijn er duidelijke afspraken over bijvoorbeeld support van de Servicedesk, werkplekbeheer en het uitvoeren van back-ups en updates. Geen dure werkstations en geen dubbele licenties vanwege werken op meerdere devices. En, maandelijks op- en afschalen van het aantal werkplekken. Dus nooit meer ongebruikte laptops in de kast of juist stress vanwege de start van een nieuw teamlid.   

4. Interne ICT-kennis

De wereld van ICT is snel en complex. Het volgen van trainingen en opgedane ervaring is niet te vergelijken met de expertise van een professionele partij. Wil je een vooruitstrevende, concurrerende positie in de markt? Is digitalisering een agendapunt waarbij je niet goed weet welke richting je moet kiezen? Gebruik de kennis en expertise van je ICT-partner om efficiënt te werken. Gebrek aan interne IT-kennis of werken met een ongekwalificeerde ICT-partij is een risico en remt je digitale ontwikkeling.  Hoe kies je de juiste ICT-partner? Wij geven je graag wat overwegingen om mee te nemen in je beslissing: 6 Tips, hoe kies je de juiste ICT-partner.

5. Dataveiligheid

Dataveiligheid blijft een onderwerp om apart te belichten. Slachtoffer worden van cybercriminaliteit kan een enorme impact op je bedrijf hebben. Stel je voor, gevoelige bedrijfsinformatie die op straat komt te liggen of misschien erger, die gegijzeld wordt. Back-ups die precies die dag niet zijn gedraaid, een server die te klein is geworden, firewalls die niet up-to-date zijn. Klikt een werknemer per ongeluk op een verkeerde link dan kunnen de consequenties enorm zijn. Problemen en risico’s die bij een cloud-oplossing niet bestaan. Werk je volledig in de cloud, dan staat je data veilig in het datacenter, beschermd met de meest geavanceerde technologie. Word je laptop gestolen of is er brand geweest? Er staat geen informatie op je pc, je logt via elk ander apparaat gewoon weer in. Is je ICT-partner ISO27001 gecertificeerd, dan weet je dat deze partij haar dataveiligheid en bescherming van privacy van haar klanten, op orde heeft.

6. Continuïteit

Voor ieder bedrijf is continuïteit essentieel. Het niet beschikbaar hebben van systemen, niet uitgevoerde updates of niet goed uitgevoerde back-ups hebben direct impact op de bedrijfsvoering en dus impact op kosten en winst. De juiste ICT-partij werkt proactief aan jouw beschikbaarheid van systemen. Back-ups worden uitgevoerd, updates worden geïnstalleerd en actieve monitoring zorgt ervoor dat problemen al opgelost worden voordat het groot wordt. Het is een feit dat de uptime van een cloud server hoger is dan een eigen server. Data is redundant, dat betekent, bestanden staan op meerdere locaties die elkaar kunnen overnemen in geval van een lokale calamiteit. 

Conclusie:

Behalve een besparing op kosten geeft het uitbesteden van je ICT-beheer vooral rust, zekerheid en vrijheid zodat jij je kan richten op jouw kernactiviteiten. Met een professionele ICT-partner haal je kennis in huis, ben je ontzorgd en toekomstgericht. Ben je van plan om je ICT-strategie te heroverwegen, stel jezelf dan de vraag wat je als bedrijf nodig hebt en zoek een ICT-partner die kennis en ervaring heeft in jouw branche.

Blijft ICT bij jou een punt op de agenda?