Thuiswerken in 2021, noodzaak of trend?

Inrichting van je werkplek

Een werkgever moet ook thuis zorgen voor een gezonde en veilige werkplek. Een goede stoel bij je bureau of tafel en de juiste verlichting is wel het minimale wat op orde moet zijn voor eeen geschikte werkplek. Officieel mag je maximaal twee uur achter elkaar op een laptop werken. Het wordt daarom sterk aangeraden om met een losse muis, los toetsenbord en apart scherm te werken.

Buiten de ergonomische adviezen is het belangrijk om je eigen plek te hebben waar je rustig kunt werken. Noise cancelling op je koptelefoon is handig als je veel moet bellen, zeker nu er meerdere personen thuis aan het werk, of met school bezig zijn. Als straks de kinderen weer gewoon naar school gaan, wordt het inzetten van software waarbij spraak omgezet wordt naar tekst ook bruikbaarder. Niet iedereen heeft de mogelijkheid tot het inrichten van een thuiswerkplek. Gelukkig zijn er Arbo- deskundigen die tips en advies kunnen geven en zien we innovatieve oplossingen zoals multifunctionele bureaus.

Communicatie en verantwoordelijkheden

Managers en algemene kantoorfuncties vinden het vaker prettig om thuis te werken. Zij hebben duidelijke taken of projecten waar aan gewerkt wordt. Sommige werknemers krijgen juist stress van het thuiswerken. Gebrek aan duidelijke afspraken en beperkte informatie zorgt ervoor dat men zich geïsoleerd en onzeker voelt. Niet iedereen kan goed omgaan met zelfdiscipline en plannen. Communicatie en structuur is bij thuiswerken nog belangrijker dan op kantoor. Hier ligt een duidelijke taak voor de Manager of teamleider door veel contact te houden met de teamleden. Vaste overlegstructuren en gebruik van moderne tools helpen daarbij. Online applicaties en platformen zoals Teams, Zoom of Trello maken het samenwerken en communiceren een stuk eenvoudiger en persoonlijker. Je IT Manager of ICT Beheerder heeft de nodige kennis om hier de juiste infrastructuur voor je in te richten.

Klantgericht werken

Dat je team thuiswerkt is niet iets wat je klanten zouden moeten merken. In de huidige crisis is het geaccepteerd dat er niet doorverbonden kan worden of dat er achtergrond geluiden zijn echter, ook hier wil je in de toekomst professionaliseren.

Met een VoiP centrale merkt de beller niet dat hij wordt doorverbonden naar je mobiele nummer, al zit je in Timboektoe. Ook zelf kun je overal vandaan bellen tegen vaste lage kosten. VoiP verhoogt je klantvriendelijkheid door het gebruik van keuzemenu’s, wachtmogelijkheden en direct inzichtelijkheid in klantgegevens van de persoon die belt.

De nieuwste, opkomende trend voor 2021 is je complete telefooncentrale ingericht in Teams; VoiP via Teams. Daarbij heb je de voordelen van VoiP maar dan gecombineerd met het samenwerkingsplatform zoals je kent van Teams. Vanaf ieder apparaat bellen vanuit de Teams app, informatie direct gelinkt aan je kanalen en net als in VoiP kun je belpatronen zoals wachtrijen en buiten kantooruren, inrichten of gesprekken opnemen.

Programma’s en bestanden - ICT

Er is niets frustrerender dan thuis niet alle informatie en programma’s te kunnen gebruiken zoals op kantoor. Al eerder schreven we over het artikel 'Kun jij thuis net zo goed werken als op kantoor’ waarbij we dieper ingaan op de mogelijkheden die er zijn op IT gebied om thuis goed te kunnen functioneren. Echter, als het thuiswerken de nieuwe standaard wordt, dan is een structurele oplossing hier noodzakelijk.

Met Cloud werkplekken kun je altijd en overal inloggen op je werkomgeving via welk apparaat dan ook. Dit maakt dat je geen tijd verliest aan uploaden en downloaden of risico loopt met verlies of diefstal van bestanden. Back-ups worden automatisch gedraaid en je bent beter beveiligd tegen cybercrime dan met een eigen server.

In de Cloud werken is tegenwoordig mogelijk voor alle type werkplekken, ook als je werkt met zware, grafische programma’s. Met een Grafische Cloud werkplek heb je dezelfde performance en rekenkracht als op kantoor. Ben je nog niet zo bekend met een Cloud werkplek, lees dan eens dit artikel: 'Wat is een Cloud werkplek', waarin dieper ingegaan wordt op wat de voordelen zijn en mogelijke vragen beantwoord worden. Is je server toe aan vervanging, stap dan volledig over naar de Cloud. Dat bespaart veel tijd en kosten en geeft veiligheid en gemak.

Conclusie:

Minder files, betere balans in werk en privé en over het algemeen hogere productiviteit. Thuiswerken heeft absoluut voordelen en zal in de toekomst een grotere rol gaan spelen dan voor Covid-19. Echter, ook is duidelijk geworden dat persoonlijke contacten belangrijk zijn voor creativiteit, ontwikkeling en om eenzaamheid te voorkomen.

Als thuiswerken de nieuwe norm wordt, regel het dan goed en professioneel met ‘gezonde’ werkplekken, duidelijke communicatie en toegankelijkheid van programma’s en bestanden. Voor advies over fysieke werkplekken verwijzen we je graag naar Arbo deskundigen. Wil je meer weten over het inrichten op het gebied van communicatiemogelijkheden en ICT, bel me dan gerust vrijblijvend op.

Wil je op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen op ICT gebied en Cloud werken, volg ons dan op LinkedIn of schrijf je in voor onze LOSNING Updates.    

Rene Schreuders is Consultant en Expert (grafische) Cloud werkplekken bij LOSNING ICT